En qualité de recruteurs experts, nous proposons à nos clients de les accompagner dans l’élaboration, l’optimisation ou la refonte de leur processus de recrutement.
Notre objectif : construire avec nos clients un processus de recrutement optimal, garantissant une expérience candidat fluide, facilitante et fidèle à leur ADN, et professionnaliser les acteurs du recrutement au sein des équipes.
Etude d’un cas pratique autour d’une mission menée fin 2023 pour un client, une structure multi-agences du secteur immobilier.
PHASE 1 – DIAGNOSTIC PRELIMINAIRE
(mieux vous connaître)
Nos missions de conseil « Processus de recrutement » débutent systématiquement par une phase de diagnostic. Analyse des supports et des outils, exploration du site carrière et des vitrines en ligne, entretiens avec les managers et les RH, analyse de la stratégie de gestion des compétences et des mobilités internes… La collecte de ces informations est indispensable pour connaitre le parcours des candidats et les habitudes du/des recruteur(s).
Cette étape est souvent l’occasion d’une prise de conscience à différents niveaux – et ce fut le cas pour notre client. Son activité a connu un fort développement depuis sa création, certains collaborateurs sont là depuis le début, des agences ont été ouvertes successivement : tous les indicateurs sont au vert. Cependant, lors de notre diagnostic et au fil de nos échanges, certains points d’achoppement sont apparus.
Outre les aspects organisationnels – survolés dans le cadre du diagnostic, mais qui peuvent faire l’objet d’une mission dédiée – notre client a rapidement perçu les points d’amélioration possibles et les enjeux à traiter :
- Communication : élaborer un discours employeur homogène et différenciant et retravailler ses vitrines (crucial pour une activité en multisites),
- Mobilité interne : sonder ses équipes, déceler les potentiels, dessiner des parcours internes, recueillir des témoignages,
- Adaptation au marché : identifier les sources de candidats potentielles et constituer un vivier de talents, mettre en place des partenariats, animer un réseau,
- Gestion des risques : sensibiliser les managers à la question des discriminations et à la gestion des données à caractère personnel des candidats, garantir la transparence à chaque étape,
- Formation des managers : savoir identifier et formaliser un besoin en compétences, connaitre les étapes d’un processus de recrutement et le mettre en œuvre efficacement, accompagner la prise de fonction…
Le diagnostic établi en amont de la refonte est donc indispensable pour comprendre à quel point la chaine de valeur impliquée dans le recrutement est longue et riche, et à quel point la mise en place d’un processus de recrutement efficace peut être structurante pour l’ensemble des activités (et des équipes !) d’une entreprise.
PHASE 2 – ELABORATION DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT
(mettre les mains dans le moteur)
A l’issue du diagnostic, les travaux pratiques débutent !
SOURCING / ENTRETIENS / INTEGRATION, les 3 étapes majeures du processus sont détaillées en sous-étapes (une vingtaine) et des outils sont élaborés sur-mesure. De l’annonce d’emploi au rapport d’étonnement en passant par la trame de préqualification et le support d’entretien, chaque outil est conçu spécifiquement pour répondre aux besoins et aux objectifs de l’entreprise.
Cette phase, durant laquelle il est indispensable de mettre « les mains dans le moteur », est particulièrement intéressante à mener lors d’ateliers, avec l’ensemble des parties prenantes :
- Le/les dirigeant(s), qui donne(nt) le ton et élabore(nt) le discours qui sous-tend toute action en lien avec les compétences (la façon dont on les formalise, dont on les évalue, dont on les développe et dont on les intègre) ;
- Les managers qui œuvrent sur le terrain, qui pourront apprendre à dessiner efficacement les contours d’un poste à créer, à formaliser les compétences à rechercher et à intégrer de nouvelles pratiques managériales ;
- Les salariés, pour répondre à une petite enquête sur leur perception de la manière dont ils ont été recrutés et pour apprendre à devenir des ambassadeurs.
C’est également une occasion en or d’animer sa marque employeur et de construire un discours sincère pour parler de l’entreprise. Qui mieux que vos équipes pour vous dire en quoi vous faites la différence en tant qu’employeur ?! Notre client a vu dans cette phase d’élaboration l’occasion de mettre en place des pratiques vertueuses, de remobiliser ses responsables d’agences et de les professionnaliser quant au développement humain de leur activité, tout en les sollicitant pour bâtir une marque employeur commune aux 4 agences.
PHASE 3 – MISE EN ŒUVRE
(prendre le volant)
L’époque bénie où il suffisait de poster une annonce pour recevoir 125 CV dans la journée est révolue (je ne vous apprends rien, rassurez-moi !). Aujourd’hui, le recrutement est l’affaire de tous et les managers sont particulièrement bien placés pour accompagner votre recherche de compétences !
Attention cependant, on ne s’improvise pas recruteur ! La co-construction du processus menée en ateliers est également un espace de sensibilisation des équipes sur le cadre légal du recrutement. Chaque étape du process fait ainsi l’objet de conseils sur la posture du recruteur, les perceptions des candidats, les outils de sourcing, les viviers potentiels…
Cependant, afin de pouvoir professionnaliser les équipes et aller au-delà de la « simple » sensibilisation, nous avons élaboré une formation très concrète, à partir de mises en situation et d’études de cas, et nous proposons aux participants des techniques et des outils qu’ils pourront adapter et réutiliser selon les pratiques et les besoins de l’entreprise.
En résumé
Ces missions de conseil s’adressent tout particulièrement aux structures dont la croissance rapide nécessite ou a nécessité des recrutements en masse, parfois au détriment d’un processus suffisamment structuré et solide pour supporter un rythme intense. C’est également un accompagnement particulièrement efficace pour des entreprises de petite taille dont les dirigeants sont sur le terrain (au four et au moulin !), sans l’appui de fonctions RH dédiées.
Le retour de notre client ? « Si c’était à refaire, je le referais, mais probablement plus en amont dans le développement de mes structures ! C’est une approche très pratique et opérationnelle, qui clarifie les rôles et les attentes de chacun. Les retours des collaborateurs sont très positifs avec une volonté d’avancer en commun et d’améliorer la démarche de recrutement et d’intégration des nouveaux arrivants. Nous allons rapidement nous mettre au travail sur la plupart des sujets soulevés lors du diagnostic et mettre en œuvre le processus de recrutement qui nous ressemble, sur la base des recommandations et des outils élaborés avec Humanae. »
Emeline M.
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